Oficina del Secretario del Senado de Puerto Rico
La Oficina del Secretario del Senado es la dependencia de más antigüedad en el Senado de Puerto Rico, creada en el 1917, tiene como función principal encaminar las operaciones del proceso legislativo en el Alto Cuerpo.
La Oficina del Secretario del Senado está dirigida por un Secretario que es nominado por el Presidente del Senado y es ratificado en votación mayoritaria por los miembros del Senado. El Secretario tiene bajo su responsabilidad tanto funciones legislativas como administrativas, determinadas por el Código Político de 1902, según enmendado y por las Reglas 4, 5 y 8 del Reglamento del Senado de Puerto Rico, así como facultades y obligaciones adicionales que han sido delegadas por el Presidente del Senado.
Bajo la supervisión del Secretario del Senado se encuentran las siguientes dependencias: la Oficina del Subsecretario del Senado, la Oficina de Trámites, Actas y Récords, el Diario de Sesiones, la Oficina de Tecnología e Informática, la Oficina de Administración de Documentos y Digitalización , la Oficina de Grabaciones y la Imprenta del Senado. Es a través de la Oficina del Secretario y sus Oficinas adscritas que se tramita y se provee seguimiento a las medidas legislativas que son atendidas por el Senado, desde su radicación hasta su trámite final.
Responsabilidades del Secretario del Senado
- El Secretario tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:
- Será el Presidente en funciones, según se dispone en la Sección 4.4 de este Reglamento, y tendrá, a estos fines, los mismos derechos y prerrogativas que han sido asignados al Presidente en propiedad. Ocupará la Presidencia en la Sesión Inaugural y desempeñará todas aquellas funciones prescritas en dicha Sección.
- Una hora antes del comienzo de cada sesión, hará disponible de forma electrónica, a través del escritorio virtual accesible en la banca del Hemiciclo de cada Senador y Senadora el Acta de la sesión anterior, la relación de los Proyectos de Ley, Resoluciones y Mociones de expresiones del Cuerpo radicadas, el Orden de los Asuntos, así como el Calendario de Órdenes Especiales del Día; los Proyectos de Ley, Resoluciones y Mociones consignando expresiones del Cuerpo a ser considerados por el Senado, así como copia de los Informes de Comisiones y aquellos documentos que deben ser de su conocimiento o acción, o en relación con los cuales conste una orden del Senado o del Presidente a estos efectos. El Secretario entregará a los Portavoces de cada Delegación, así como también a los senadores independientes, dos (2) copias en papel de cada documento que esté disponible electrónicamente a través de los escritorios virtuales. Esto se hará al inicio de cada Sesión o cuando se vaya a considerar la medida o asunto.
- Pasará lista al comienzo de cada sesión o cuando le sea requerido y llamará por segunda vez a los Senadores y a las Senadoras ausentes. Manifestará al Presidente el número de los miembros presentes en el Hemiciclo para la determinación de quórum. Leerá al Senado los documentos que deban ser de conocimiento de éste, por orden del Presidente, conforme a las disposiciones de este Reglamento.
- Preparará el Acta correspondiente a cada sesión del Senado, firmará cada una de ellas conjuntamente con el Presidente del Senado y conservará éstas para su publicación anual. Será responsable de la preparación del material que deba incluirse en el Diario de Sesiones y tendrá a su cargo su reproducción y distribución.
- Preparará una Relación de los Proyectos, Resoluciones y Peticiones radicados en el Senado y de los recibidos de la Cámara de Representantes; y llevará un libro registro donde anotará todos los trámites, gestiones y diligencias de los Cuerpos y sus Comisiones, relativos a tales Proyectos, Resoluciones y Peticiones, incluyendo desde su radicación hasta el trámite final. Preparará, además, una Relación de Mociones de Felicitación, Reconocimiento, Júbilo, Tristeza o Pésame radicadas en el Senado. Dará el número que corresponda a las medidas legislativas que se radiquen en su Oficina, las cuales seguirán de inmediato el trámite pertinente, según se dispone en este Reglamento.
- Preparará un informe mensual de asistencia de los Senadores y las Senadoras a las sesiones, accesible al público a través del portal electrónico del Senado de Puerto Rico. En el mismo detallará la asistencia, ausencias y ausencias autorizadas por motivos justificados, tales como: enfermedad, imposibilidad física de comparecencia o por encontrarse en gestiones oficiales por encomienda del Presidente o del Senado.
- Anotará en el libro de registros el trámite sobre los documentos enviados a los Presidentes de Comisiones; y les remitirá las peticiones, memoriales, Proyectos de Ley, Resoluciones y nombramientos que les corresponda estudiar o investigar, los informes devueltos por el Senado para acción ulterior y cualquier otro documento que esté dirigido a la Comisión. Preparará una relación de las medidas a las cuales le falten diez (10) días para el vencimiento del plazo para que las Comisiones radiquen los informes que se establecen en la Sección 31.1 de este Reglamento, para informar a la Comisión de Reglas y Calendario, al Presidente de cada una de las Comisiones concernidas y, de igual forma, al pleno del Senado en la sesión más próxima.
- Custodiará los archivos y documentos que se relacionen con el proceso parlamentario del Senado y mantendrá un sistema de archivo, conservación y disposición de documentos, usando las normas de la tecnología moderna. No permitirá que salga de su Oficina ningún documento original, a menos que medie una orden del Presidente o del Cuerpo.
- Preparará un Texto Aprobado de cada medida que incluya el texto a enmendarse o a derogarse, de toda Ley o Resolución Concurrente, que enviará certificado a la Cámara de Representantes con la documentación correspondiente, incluyendo el envío electrónico.
- Preparará el enrolado de todo Proyecto de Ley, Resolución Conjunta y Resolución Concurrente originada en el Senado, para la correspondiente certificación final por ambos Cuerpos; y firmará todo enrolado certificando su exactitud.
- Enviará al Gobernador de Puerto Rico, debidamente certificados, aquellos Proyectos de Ley, Resoluciones Conjuntas y Resoluciones Concurrentes, originados en el Senado, que hayan sido aprobados por ambos Cuerpos Legislativos.
- Será el custodio del Sello Oficial del Senado y sellará todas las órdenes, citaciones o documentos del Senado; será responsable de certificar y notificar, a quien corresponda, los acuerdos adoptados por el Senado en sus sesiones.
- Será responsable de la publicación de avance del libro de leyes y resoluciones de cada año. Compilará e imprimirá las Decisiones del Presidente, así como distribuirá el Reglamento y cualquier otra disposición o enmienda reglamentaria que adopte este Cuerpo. Dará publicidad también a cualquier otra información, cuando le sea requerido por disposición reglamentaria o por orden del Presidente o del Cuerpo.
- Cuando el Presidente convoque a una Sesión Especial, a una Sesión Extraordinaria, Comisión Total o de cualquier forma al pleno del Senado, será responsable de preparar la convocatoria para la firma del Presidente y hará entrega de la misma al Sargento de Armas para el trámite correspondiente.
- Será responsable de requerir de la Rama Ejecutiva y Judicial el envío al Senado de todos los informes y documentos dispuestos por ley o que le hayan sido solicitados. Deberá establecer un sistema de seguimiento continuo de estas gestiones y deberá informar periódicamente al Presidente y al Senado sobre el progreso de tales gestiones.
- Será responsable del funcionamiento de su Oficina y de cualesquiera otras que le sean asignadas por el Cuerpo o por el Presidente y les suplirá el equipo necesario para realizar su labor; velará por el fiel cumplimiento de los deberes de los empleados de su Oficina y firmará las solicitudes de vacaciones, de ausencia por enfermedad, así como las hojas de asistencia diaria y semanal de éstos; informará al Presidente de cualquier falta o indisciplina por parte de los empleados de su Oficina en el desempeño de sus funciones y deberes; y rendirá un informe anual al Presidente sobre las gestiones de la Oficina del Secretario, incluyendo en dicho informe datos estadísticos sobre las labores legislativas, el cual deberá incluirse en la página del Internet o intranet.
- Diseñará un procedimiento mediante el cual se le facilite a la ciudadanía y a la Prensa el acceso a los documentos bajo la custodia del Senado, con excepción de los expedientes de personal de los empleados y funcionarios del Cuerpo, los documentos que formen parte de una investigación en proceso por parte del Cuerpo o de sus Comisiones y los documentos e informes que afectan la intimidad del nominado y su familia, producto de las investigaciones realizadas en torno a los nombramientos sometidos por el Gobernador. Si las copias solicitadas son certificadas, a un costo de cinco (5) centavos por página reproducida y cualquier otro costo por concepto de gastos administrativos en la búsqueda o supervisión. Si las copias solicitadas no son certificadas, sólo se cobrará el costo de reproducción. La Prensa acreditada podrá obtener una copia de estos documentos sin costo alguno.
- Coordinará con la Oficina de Comunicaciones la divulgación de las nóminas del Senado, que incluye la de los miembros del Cuerpo, lo mismo que la de todos los contratos y nombramientos otorgados.
- Será responsable del funcionamiento y desarrollo de la página web del Senado y procurará e implantará el uso de sistemas de información modernos que aseguren la divulgación electrónica de los procesos legislativos. Proveerá a todas las Comisiones Permanentes el apoyo tecnológico necesario para que puedan utilizar el Portal de Internet del Senado para todos los propósitos de la Comisión, incluyendo, sin limitación, publicar los calendarios de reuniones o audiencias, publicación de los procedimientos de la Comisión, dar acceso en vivo al público en general, por audio o vídeo a los procedimientos de la Comisión, y para recibir testimonios, opiniones y cualquier tipo de información.
- Mantendrá abierta su Oficina durante el decimoquinto día después de que un Senador o Senadora haya radicado su renuncia al cargo, según lo dispone nuestro ordenamiento.
- Publicará en el portal electrónico del Senado información sobre las Vistas Públicas a celebrarse por las Comisiones, la fecha, hora y el lugar de reunión, asunto a discutirse, y procedimiento para cualquier ciudadano asistir y participar.
- Evaluará el trabajo de las Comisiones Permanentes y Especiales del Senado, con el propósito de asegurarse que sus procedimientos se estén realizando de acuerdo con lo dispuesto en las Reglas 13 y 14 de este Reglamento.
- Será Asesor Parlamentario del Presidente.
- Será responsable de informar al Presidente sobre el cumplimiento de los integrantes del Cuerpo con los informes requeridos por Ley 222-2011, según enmendada, conocida como “Ley para la Fiscalización del Financiamiento de Campañas Políticas en Puerto Rico” y los informes requeridos por la Ley 1- 2012, mejor conocida como “Ley de Ética Gubernamental de Puerto Rico de 2011”, y el Código de Ética del Senado.
- Desempeñará cualquier otra función que le sea impuesta por ley o reglamento, por orden del Cuerpo o del Presidente.
Responsabilidades Adicionales del Secretario
- Por delegación del Presidente del Senado, refiere a las Comisiones Permanentes y Especiales, para su consideración y estudio, los Proyectos de Ley y Resoluciones y aquellos nombramientos que correspondan, según la jurisdicción de las mismas;
- Recibirá la radicación de todas las cartas, informes, comunicaciones, peticiones y documentos que son de relevancia para el Senado;
- Recibirá y tramitará las solicitudes de acceso a información sobre los informes, comunicaciones, peticiones y documentos que estén bajo la custodia del Senado de Puerto Rico;
- Procesará las certificaciones para el pago correspondiente a los legisladores, por concepto de su asistencia a las Sesiones, Vistas Públicas, Ejecutivas y Oculares, celebradas por las Comisiones Permanentes, Especiales y Conjuntas del Senado;
- Preparará un informe mensual de la productividad legislativa de cada Senador y Senadora. Esto incluye proyectos, resoluciones, resoluciones conjuntas y resoluciones concurrentes, todas ellas según radicadas incluyendo el título de la medida, los autores y coautores;
- Recibirá y evaluará la solicitud de los individuos y entidades que se dediquen a la labor del cabildeo en el Senado de Puerto Rico, a esos fines preparará un registro simple de cabilderos que será publicado en la página de internet, y preparará la certificación y la identificación correspondiente acreditado a dichos individuos o entidades;
- Coordinará el Programa de Educación Legislativa Continua y establece su currículo dirigido a educar a los empleados y asesores del Senado y al pueblo en general sobre el proceso legislativo mediante charlas y orientaciones.
- Coordinará la asistencia de los Capellanes a las Sesiones Legislativas del Senado y actividades especiales
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